Kanban là một phương pháp khá phổ biến trong quy trình quản lý công việc hoặc các dự án. Trong Tiếng Nhật, Kanban nghĩa là thẻ thị giác, phương pháp này giúp người dùng hình dung tổng thể công việc thông qua các công cụ trực quan hóa, từ đó tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất làm việc liên tục.

Phương pháp này lần đầu tiên được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho quy trình sản xuất tinh gọn. Phương pháp này được sáng tạo dựa trên hình thức sản xuất “kéo” (Pull), nghĩa là họ sản xuất dựa trên việc dự kiến nhu cầu của khách hàng để tránh có quá nhiều hàng hóa tồn kho.

Ý nghĩa cốt lõi của phương pháp này là giảm thiểu việc lãng phí nguồn tài nguyên mà không ảnh hưởng năng suất. Mục tiêu chính của Kanban là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà vẫn giảm thiểu được các chi phí không cần thiết.

Phương pháp Kanban không chỉ sử dụng các thẻ thị giác để quản lý việc sản xuất đúng thời điểm mà còn được thiết kế để giảm bớt các điểm tắc nghẽn trong khâu sản xuất, nâng cao hiệu quả, tăng sản lượng.

Khi sử dụng phương pháp Kanban, người dùng sẽ trực quan hóa các công việc cần thực hiện trong một quy trình bằng các công cụ như bảng trắng và giấy màu. Một bảng Kanban cơ bản chỉ gồm ba quy trình công việc: Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Tuy nhiên, các cột có thể được thêm hoặc thay đổi cho phù hợp với dự án.

Mỗi nhiệm vụ được thể hiện dưới dạng một “thẻ” và được đặt trong các cột biểu thị giai đoạn hiện tại của từng công việc. Khi các tác vụ tiến triển, thẻ sẽ được di chuyển trong suốt quy trình làm việc. Mỗi thẻ sẽ chứa thông tin về nhiệm vụ, chẳng hạn như:

• Mô tả ngắn về công việc
• Tên của người chịu trách nhiệm
• Ước tính thời gian hoàn thành
• Điều kiện để chuyển tác vụ sang giai đoạn tiếp theo

Đối với các phần mềm quản lý, thẻ nhiệm vụ cũng có thể chứa các dữ liệu khác, bao gồm liên kết đến các tài liệu và tệp hỗ trợ có liên quan.

Nguyên lý nền tảng của Kanban

Quy trình Kanban được áp dụng dựa trên 4 nguyên lý nền tảng gồm:

• Bắt đầu với những công việc đang làm: Phương pháp này cần phải được áp dụng trực tiếp cho quy trình làm việc hiện tại nhưng với tốc độ chậm rãi và dần dần thay đổi theo thời gian. Tránh gây ra sự thay đổi đột ngột khiến những nhân viên thực hiện quy trình cảm thấy bị ngợp.
• Cam kết để thay đổi: Các công việc nên được thay đổi dần dần và khiến mọi người tự nguyện điều chỉnh theo phương pháp. Điều này sẽ giúp tránh được những xung đột không đáng có giữa các cá nhân trong tổ chức.
• Từng cá nhân vẫn giữ vị trí của bản thân: Phương pháp này không làm thay đổi các vị trí và chức năng hiện tại của từng cá nhân đang làm tốt vai trò của mình. Thay vào đó mọi người sẽ cùng bàn với nhau để xác định và thực hiện các thay đổi cần thiết. Điều này sẽ giúp các nhân viên trong doanh nghiệp không cảm thấy e sợ và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi.
• Khuyến khích các hoạt động lãnh đạo ở tất cả các cấp: Kanban nhấn mạnh rằng các hoạt động lãnh đạo không chỉ bắt nguồn từ các nhà quản lý cấp cao. Mỗi người trong tổ chức có thể đưa ra ý tưởng và thể hiện khả năng lãnh đạo để thực hiện các thay đổi nhằm cải thiện hiệu suất của công việc.

Lợi ích của phương pháp Kanban