Kỹ thuật soạn thảo công văn
Hàng ngày có lẽ bạn thường phải thực hiện nhiều công việc liên quan đến các loại công văn. Để giúp các bạn hình dung được bố cục và nội dung một công văn cần có, bài viết dưới đây tổng hợp một số thông tin tham khảo.

Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Viện dẫn vấn đề
- Giải quyết vấn đề
- Kết luận vấn đề

Dưới đây là cách thức soạn thảo từng phần.

Cách viết phần viện dẫn vấn đề:
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.

Ví dụ: "… Năm học …… sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau …"

Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:

- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết.
- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:

+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.

Cách viết phần kết thúc công văn:

Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).

Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.

(Sưu tầm)

 

Hà Nội: Phòng dịch Covid, phong tỏa tòa chung cư trên phố Ngụy Như Kon Tum
Chia sẻ ANTD.VN - Ngày 9-5, Công an phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, cho biết đơn vị đã phối hợp với các lực lượng chức năng tổ chức lập rào chắn cách ly phong tỏa tòa nhà The Legacy, ngay sau khi xác định 1 trường hợp dương tính Covid sống tại tòa nhà này.
Hà Nội thông báo tìm người liên quan đến các điểm nguy cơ cao COVID-19
Chia sẻ Theo Sở Y tế Hà Nội, tính đến 17 giờ ngày 9/5, trên địa bàn thành phố Hà Nội đã có 38 ca dương tính với SARS-CoV-2 lây nhiễm ngoài cộng đồng.
Đà Nẵng: Ngày đầu người dân đi chợ bằng thẻ để phòng chống dịch Covid-19
Chia sẻ Ngày 9-5, ghi nhận tại các chợ dân sinh tại TP Đà Nẵng như chợ Cồn, chợ đầu mối Hòa Cường, chợ Đống Đa, Chợ Nại Hiên Đông,… đã thực hiện kiểm soát việc ra vào chợ bằng thẻ đi chợ. Hầu hết người dân chấp hành nghiêm túc chủ trương đi chợ theo hình thức phát phiếu theo ngày chẵn, lẻ được Sở Công thương và các địa phương phối hợp thực hiện.
Ngải cứu có hoạt chất chống virus COVID-19 rất mạnh
Chia sẻ Thảo dược trị sốt cao có tiềm năng chống COVID-19? Công trình nghiên cứu của các nhà khoa học bang Massgachusetts, Hoa Kỳ về tác động của thảo dược tới virus.
Ăn ngay 5 loại quả này để tăng đề kháng phòng chống dịch bệnh
Chia sẻ Ăn một chế độ dinh dưỡng phù hợp sẽ góp phần quan trọng nâng cao sức đề kháng, giảm nguy cơ mắc các bệnh truyền nhiễm và các biến chứng của bệnh lý nền có sẵn.